Política de tratamiento de datos personales

Última actualización: 7 de octubre de 2026

Esta política explica qué datos personales trata CitaNube, para qué, cómo los protegemos y cómo puedes ejercer tus derechos. La adoptamos en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas colombianas de protección de datos.

1. Quién es el responsable

El responsable del tratamiento es CITAPRONET S.A.S., sociedad colombiana identificada con NIT 902.101.410-2, propietaria de la plataforma CitaNube (https://citanube.com).

Domicilio y dirección: Carrera 87 A No. 32 C 25, Medellín, Antioquia, Colombia. Teléfono: +57 320 608 5209.

Correo para todo lo relacionado con tus datos: soporte@citanube.com.

2. Dos papeles distintos: CitaNube y cada negocio

CitaNube es un software que usan negocios (consultorios, clínicas, veterinarias, barberías, salones, estudios, canchas y otros) para manejar su agenda, sus clientes y su equipo. Por eso tratamos datos en dos calidades diferentes:

Como responsables: los datos de las personas que crean una cuenta o usan el panel (dueños, administradores, profesionales, recepción y demás personal) y de quienes visitan citanube.com o nos escriben.
Como encargados: los datos que cada negocio registra sobre sus propios clientes, pacientes y mascotas. En ese caso el responsable es el negocio, que decide qué datos guarda y para qué, y que debe contar con la autorización de sus clientes y con su propia política de datos. CitaNube solo trata esa información por cuenta del negocio y según sus instrucciones.

Si eres cliente o paciente de un negocio que usa CitaNube, tu primer contacto para ejercer tus derechos es ese negocio. Si nos escribes a nosotros, trasladaremos tu solicitud al negocio y te ayudaremos a que se resuelva.

3. Qué datos tratamos

De las cuentas: nombre, correo, teléfono, cargo o rol, foto (si la subes), contraseña (guardada cifrada, nadie puede verla), datos del negocio (nombre, NIT o documento, dirección, teléfono, logo) y datos profesionales que el usuario decida registrar, como la tarjeta profesional, su enlace de videollamada o el porcentaje de comisión que el negocio le reconoce.
Si un negocio conecta su propio correo para escribirle a sus clientes: la dirección y la contraseña de aplicación que ese proveedor le entrega (guardada cifrada, nunca se muestra).
Si una persona se registra por invitación de otro negocio: quién la invitó, para el programa de referidos.
Datos de uso y técnicos: fecha y hora de acceso, dirección IP, tipo de dispositivo y registros de actividad necesarios para la seguridad y el soporte.
Datos que los negocios registran sobre sus clientes (como encargados): nombre, tipo y número de documento (cédula, tarjeta de identidad, registro civil, cédula de extranjería, PPT, pasaporte u otro), teléfono, correo, fecha de nacimiento, citas y su historial (incluidas las inasistencias), servicios, pagos, saldos y paquetes de sesiones, lista de espera, notas, archivos adjuntos, calificaciones y mensajes de WhatsApp.
Formularios y consentimientos que el negocio envía y el cliente diligencia en línea: sus respuestas, el texto exacto que firmó, su nombre, su firma manuscrita trazada en la pantalla y la fecha, hora, dirección IP y tipo de dispositivo desde donde firmó (para probar que la firma es suya).
Datos de un acudiente (nombre y parentesco) cuando la persona atendida es menor de edad.
Datos sensibles, solo cuando el negocio usa esas funciones: historia clínica, diagnósticos, fórmulas médicas, incapacidades y demás información de salud; y en veterinarias, la historia clínica de la mascota junto con los datos de su dueño.
Datos de menores de edad, cuando un negocio atiende a niños, niñas o adolescentes.

4. Para qué los usamos

Prestar el servicio: crear y administrar cuentas, agendar citas, clases y reservas, enviar confirmaciones y recordatorios, mostrar reportes y permitir que cada negocio lleve sus registros.
Sincronizar la agenda con Google Calendar cuando el profesional lo conecta.
Responder mensajes por WhatsApp en nombre del negocio, cuando el negocio activa esa función. Los mensajes automáticos (recordatorios, avisos, saludos de cumpleaños) salen espaciados y no de noche, para cuidar el número del negocio.
Enviar formularios y consentimientos para que el cliente los llene y firme antes de su cita, y guardarlos en su ficha.
Crear el enlace de videollamada de las citas virtuales.
Avisar a quien está en lista de espera cuando se libera un espacio, llevar la cuenta de sesiones de un paquete y mostrar al negocio cuántas veces un cliente no asistió, para que el negocio aplique sus propias reglas de reserva. CitaNube no toma decisiones sobre las personas: las reglas las configura y aplica cada negocio.
Calcular las comisiones del equipo de un negocio, cuando el negocio las usa.
Administrar el programa de referidos (saber qué negocio invitó a cuál y otorgar el beneficio).
Dar soporte, atender solicitudes y enviar avisos importantes sobre la cuenta o el servicio.
Proteger la plataforma: prevenir fraude y accesos indebidos, y guardar copias de seguridad.
Facturar el servicio y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
Mejorar el producto con estadísticas agregadas que no identifican a nadie.
Enviarte novedades de CitaNube solo si lo autorizas; puedes darte de baja cuando quieras.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad de terceros.

5. Datos sensibles y de menores

Los datos de salud son sensibles. Nadie está obligado a autorizar su tratamiento, y el negocio que los registra debe obtener la autorización expresa del titular e informarle qué datos son sensibles y para qué se usan. Las historias clínicas tienen reglas propias de conservación y reserva; en CitaNube no se pueden borrar y cada cambio queda registrado.

Los datos de niños, niñas y adolescentes se tratan respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con la autorización de su representante legal. Cuando se agenda a un menor, se registra el acudiente que lo representa.

Los formularios y consentimientos firmados pueden contener información de salud y siempre contienen la firma de la persona: por eso solo los ve el equipo del negocio con acceso a esa ficha, y una vez firmados no se pueden modificar ni borrar.

6. Tus derechos

Como titular de los datos tienes derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
Pedir prueba de la autorización que diste, salvo cuando la ley no la exige.
Saber cómo se han usado tus datos.
Revocar la autorización o pedir que se eliminen tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos (por ejemplo, la historia clínica debe conservarse por el tiempo que exige la ley).
Consultar tus datos de forma gratuita.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber agotado el trámite ante nosotros o ante el negocio responsable.

7. Cómo ejercerlos

Escríbenos a soporte@citanube.com con tu nombre completo, tu número de documento, lo que pides y un medio para responderte. Si actúas en nombre de otra persona, adjunta el documento que lo acredite.

Consultas: las respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, te avisamos el motivo y respondemos dentro de los 5 días hábiles siguientes.
Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): los atendemos en máximo 15 días hábiles. Si falta información te la pedimos dentro de los 5 días siguientes; si no se completa en 2 meses, entenderemos que desististe. Si no es posible resolver a tiempo, te informamos el motivo y la nueva fecha, que no superará 8 días hábiles adicionales.

8. Con quién compartimos datos

Para prestar el servicio usamos proveedores que tratan datos por cuenta nuestra, bajo deberes de confidencialidad y seguridad:

Servidores y almacenamiento en la nube, que pueden estar ubicados fuera de Colombia (por ejemplo, en Estados Unidos).
Correo electrónico, para confirmaciones, recordatorios y avisos.
Google, solo si un profesional conecta su Google Calendar.
Meta (WhatsApp), solo si el negocio conecta su número de WhatsApp.
Meta (Facebook e Instagram), para medir el resultado de nuestros anuncios en las páginas públicas y en la pantalla de registro (ver sección 11).
OpenAI, para entender los mensajes que recibe el asistente de WhatsApp y la descripción que escribes al preguntar qué módulos necesitas. No se usa para identificar personas.
Servicios de videollamada para las citas virtuales: Jitsi Meet cuando el profesional no tiene sala propia, o la que él mismo configure (por ejemplo Zoom o Google Meet).
El proveedor de correo del propio negocio (por ejemplo Gmail u Outlook), solo si el negocio decide enviar los correos a sus clientes desde su cuenta.

Cuando los datos salen del país lo hacemos en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y de las normas que lo desarrollan. También entregamos datos a autoridades cuando una ley u orden judicial lo exige.

9. Cómo los protegemos

Toda la comunicación viaja cifrada (HTTPS).
Cada persona del equipo ve solo lo que su rol permite; la historia clínica solo la ven y escriben los profesionales autorizados.
Las contraseñas se guardan cifradas y se puede activar la verificación en dos pasos.
Los cambios en la historia clínica quedan registrados y no se pueden borrar; los consentimientos firmados guardan el texto exacto que se firmó.
Las contraseñas de aplicación de correo y las credenciales de integraciones se guardan cifradas.
Copias de seguridad diarias; las que salen del servidor van cifradas.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a quien corresponda y a la Superintendencia de Industria y Comercio, como exige la ley.

10. Cuánto tiempo los guardamos

Mientras la cuenta esté activa y el tiempo necesario para las finalidades de esta política. Cuando un negocio cancela su cuenta, le entregamos una copia de su información si la pide y luego la eliminamos, salvo lo que debamos conservar por ley. Las copias de seguridad se eliminan de forma periódica. Conservar las historias clínicas y los consentimientos firmados por el tiempo legal es responsabilidad de cada negocio, que puede descargarlos o pedirnos una copia en cualquier momento.

11. Cookies y almacenamiento en tu navegador

El panel guarda en tu navegador lo necesario para mantener tu sesión abierta y recordar algunas preferencias de pantalla. Si borras los datos del navegador, solo tendrás que volver a iniciar sesión.

En las páginas públicas de citanube.com y en la pantalla de registro usamos el Píxel de Meta (Facebook e Instagram) para saber si nuestros anuncios traen personas interesadas. Meta puede guardar cookies e identificadores en tu navegador y recibir datos como las páginas que visitas, tu dirección IP y el tipo de dispositivo. No instalamos el Píxel dentro del panel donde trabaja cada negocio, y no enviamos a Meta datos de clientes, citas ni historias clínicas. Puedes rechazar o borrar estas cookies desde la configuración de tu navegador o desde los ajustes de anuncios de Facebook e Instagram.

Si llegas desde un anuncio o desde un enlace con etiquetas (por ejemplo utm_source), guardamos en tu navegador de qué campaña vienes y, si creas una cuenta, la asociamos a ella. Solo sirve para saber qué anuncios funcionan; no la usamos para nada más.

12. Cambios y vigencia

Esta política rige desde el 7 de octubre de 2026. Si la cambiamos de forma importante, lo avisaremos en el panel o por correo antes de que el cambio aplique. La versión vigente siempre estará en citanube.com/privacidad.